Версия для печати

В І квартале наше учреждение приняло решение оформить подписку на периодическое издание — газету «Бухгалтерия: бюджет» на 12 месяцев с 01.01.2015 г. Как оформить подписку и как правильно отразить ее в учете? Нужно ли приходовать экземпляры газеты, которые мы будем получать?

Общие вопросы Ситуация с подпиской на текущий год сложилась крайне не однозначно. Некоторым учреждениям удалось оформить подписку через отделения ГП «Укрпочта», а кому-то нет — казначейство перестало пропускать платежи. Причиной тому стало печально известное письмо МФУ от 19.11.2014 г. № 31-04320-13-3-16/29312. Мнение Минфина, изложенное в этом письме, подтвердило опасения бухгалтеров о том, что согласно постановлению КМУ «Об осуществлении предварительной оплаты товаров, работ и услуг, закупаемых за бюджетные средства» от 23.04.2014 г. № 117 (далее — постановление № 117) оплатить подписку на периодические издания на следующий бюджетный период (год) нельзя. В связи с этим заботы, связанные с подпиской, перенесли — в абсолютном большинстве — в І квартал 2015 года. Так и требования постановления № 117 соблюдены, и учреждение без периодики не останется.

Итак, скорее всего вам известно, что оформить подписку можно как минимум двумя способами: в редакции или через ГП «Укрпочта». Сразу отметим, что полученные периодические издания учитывают одинаково, а вот процедуры оформления подписки немного отличаются.

Что касается оплаты подписки, то обратим внимание на следующий момент, который необходимо учесть при принятии решения о подпис­ке. В связи со спецификой приобретения периодического издания — газеты или журнала — оплату подписки чаще всего осуществляют наперед. В связи с тем, что на эти цели будут истрачены бюджетные средства, нужно соблюдать требования бюджетного законодательства. В частности, это касается п. 5 уже упомянутого постановления № 117, которым разрешена предоплата периодических изданий на срок не более одного года. Как минимум, это означает, что оплачивать подписку на срок более одного года нельзя. Кроме того, такая предоп­лата возможна только с разрешения главного распорядителя бюджетных средств1 и только в пределах средств, запланированных в смете.

КЭКР Для того чтобы определиться, по какому КЭКР оплачивать подписку, нужно понимать, как будет использована полученная периодика. Первый вариант — на периодические издания подписываются для получения свежей информации по той или иной тематике. Второй вариант — на издания подписываются для пополнения библиотечных фондов. Забегая наперед, отметим, что от этих же факторов будет зависеть дальнейший учет полученных периодических изданий.

Инструкцией по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом МФУ от 12.03.2012 г. № 333, для оплаты подписки предусмотрены КЭКР:

• 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь» — если периодические издания приобретают для текущей деятельности;
• 3110 «Приобретение оборудования и предметов долгосрочного пользования» — если периодические издания приобретают для пополнения библиотечного фонда (учреждение имеет собственную библиотеку или если это подписка для библиотек как отдельных учреждений).

Редподписка Для того чтобы оформить редакционную подписку, нужно минимум времени и усилий. Здесь можно выделить следующие этапы:

1. Заключаем договор. Для этого нужно позвонить в редакцию, и менеджер вышлет вам по почте и договор, и счет на оплату.

2. Оплачиваем подписку на выбранный период. Кстати, тут тоже возможны варианты. Для оплаты в казначейство вместе с реестром обязательств нужно предоставить договор и счет на оплату. Если же есть препятствия для оплаты — не переживайте: можно рассмотреть возможность отсрочки платежа или с применением так называемого гарантийного письма.

3. Получаем газету и с удовольствием с ней работаем. Тут важно отметить, что при оформлении обычной подписки газету вы получите с началом выбранного периода (со следующего месяца, квартала или года). А вот при оформлении ретроподписки2 вы получите комплект вышедших номеров за выбранный период, а потом каждый понедельник — свежий номер.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Оформить подпи­ску в редакции можно в любое время и на любой период!

Подписка через «Укрпочту» Для подписки на периодические издания в отделении ГП «Укрпочта» оформляют абонемент на газеты и журналы по форме СП-13, который выступает в роли договора на предоставление услуг по подпи­ске и для подтверждения доставки издания. В абонементе указывают адрес доставки, периодичность выхода и количество экземпляров. В этом случае в казначейство вместе с реестром обязательств предоставляют абонемент по почтовой форме СП-1 на каждое издание.

Бухгалтерский учет Во втором акте этой пьесы — с 01.01.2015 г.— вступили в силу новые нацстандарты, и бухгалтерам пришлось изучать другую сторону медали подписки — бухучет расходов на подписку по новым правилам.

Как мы уже сказали, учет периодических изданий зависит от их назначения. При планировании расходов вы уже определили, по какому КЭКР будете оплачивать подписку, поэтому сложностей с учетом у вас не возникнет. Периодические издания, приобретенные по КЭКР 3110, нужно приходовать на баланс. Такую периодику нужно учитывать в составе библиотечного фонда4 на субсчете 112 с учетом всех нюансов учета библиотечных фондов в составе необоротных активов (определение срока полезного использования, начисление износа). Если же периодику оплачивают по КЭКР 2210 — издания используют в деятельности и библиотечный фонд не формируют. В таком случае потраченные средства списывают на расходы. 

О том, что такой подход к учету периодики верен, свидетельствуют разъяснения Госказначейства (письма от 07.03.2006 г. № 3.4-04/491-2078 и от 10.12.2007 г. № 3.4-04/2539-16709) и Минфина (письмо от 18.09.2014 г. № 31-11420-08-25/240645). 

Для учета расходов на подписку периодических изданий Планом счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденным приказом МФУ от 26.06.2013 г. № 611, преду­смотрен новый для бухгалтеров субсчет 851 «Расходы будущих периодов». В дебет этого субсчета сразу списывают всю сумму расходов на подписку, а затем часть расходов, относящихся к текущему периоду, списывают на расходы отчетного периода. На субсчете 851 отражают сумму осуществленных расходов в отчетном периоде, которые подлежат отнесению на расходы в будущих отчетных периодах.

Пример. В марте учреждение оформило подписку на газету «Бухгалтерия: бюджет» на 2015 год. Подписан 1 экземпляр газеты для использования в деятельности бухгалтерии. Стоимость подписки 808,44 грн/год.

Подписка на периодику: бухгалтерский учет

Отчетность Ну и вишенкой на торте стали изменения, внесенные в Порядок составления финансовой, бюджетной и другой отчетности распорядителями и получателями бюджетных средств, утвержденный приказом МФУ от 24.01.2012 г. № 44, в соответствии с которыми бухгалтерский учет подписки по-новому отразится в отчетности. 

Так, дебетовое сальдо субсчета 851 «Расходы будущих периодов» нужно отражать в одноименной строке 205 раздела ІІ «Оборотные активы» Актива Баланса (формы № 1).

 ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Расходы на подписку будут также отражены в отчете от использовании средств (формы № 2д, №2м или №4д, №4м — в зависимости от того, за счет каких средств была проведена оплата за подписку). Поскольку в связи с отражением расходов будущих периодов возникнет разница между фактическими и кассовыми расходами, ее нужно отразить в  Отчете о задолженности по бюджетным средствам (форма № 7д, № 7м) по соответствующему КЭКР.

Как видите, в процедуре оформления подписки ничего не изменилось, а вот в бухучете и отчетности — сплошные нововведения. Так, для учета расходов на подписку на будущие периоды теперь используют субсчет 851 «Расходы будущих периодов», сальдо которого постепенно списывают на фактические расходы. А для отражения таких расходов в Активе Баланса добавлена новая строка 205 «Расходы будущих периодов».