Видаткова накладна в електронній формі: дата складення та накладення КЕП відрізняються. Коли визнавати ПЗ з ПДВ (+позиція ДПС)?

В умовах електронного документообігу нерідко виникає ситуація, коли дата складання первинного документу не збігається з датою накладення на нього кваліфікованого електронного підпису (далі – КЕП) сторонами. У таких випадках у платників ПДВ постає запитання: яка саме дата є визначальною для виникнення податкових зобов’язань з ПДВ — дата документа чи дата його підписання (а саме, накладення КЕП)?

Стосовно актів про надані послуги є пряма норма Податкового кодексу. А от як бути з видатковими накладними, що підтверджують поставку товару? Давайте розбиратися!

Припустимо, що Підприємство є платником ПДВ та здійснює продаж товарів на території України своїм покупцям на умовах післяплати (тобто, оплата за товар здійснюється після його поставки).

 

У своїй діяльності Підприємство застосовує електронний документообіг для обміну видатковими накладними, що оформлюються в процесі постачання товарів.

Видаткова накладна буде формуватися в момент постачання товару: дата складання видаткової накладної, як обов’язковий реквізит первинного документу, відповідатиме даті складання ТТН, яка засвідчує відвантаження товару.

Проте, як показує практика, покупці  здійснюють підписання видаткової накладної шляхом накладення на неї КЕП, в іншу дату, ніж складено видаткову накладну.

Власне, у зв’язку із вищенаведеними обставинами, у Підприємства і виникає питання: коли ж слід визнавати податкові зобов’язання з ПДВ саме у випадку електронної видаткової накладної: на дату її складення, чи на дату накладення КЕП останньою стороною?

У даній ситуації, дата відвантаження товарів буде першою подією для цілей п.187.1 ст.187 Податкового кодексу України №2755-VI від 02.12.2010р. (далі – ПКУ), та, відповідно, датою виникнення податкових зобов’язань з ПДВ.

Відповідно до приписів п.201.1 ст.201 ПКУ, на дату виникнення податкових зобов’язань платник податку зобов’язаний скласти податкову накладну та зареєструвати її в Єдиному реєстрі податкових накладних.

При цьому, у листі № 9694/10/28-10-01-3-11 від 29.04.2016р.  ДПС зазначала, що під «відвантаженням товарів» слід розуміти «дату, на яку припадає початок передачі товару від постачальника або безпосередньо покупцю, або організації, яка здійснюватиме доставку покупцю цього товару будь-яким способом (перевезення, пересилання тощо)». Аналогічні підходи щодо поняття «відвантаження товарів» прослідковуються і в ІПК №4290/ІПК/99-00-21-03-02 ІПК від 08.08.2025р.

Зважаючи на зазначене, ми вважаємо, що дата накладення КЕП на видаткову накладну не має ніякого значення. Важливим є дата «початку передачі товару», що, зазвичай, є датою оформлення ТТН та видаткової накладної.

За підтвердженням та для фіксації офіційної позиції ДПС з даного питання, було звернення із запитом на ІПК до податківців.

ДПС надала відповідь в ІПК №2896/ІПК/99-00-21-03-02 від 19.05.2026р., зазначивши таке:

«При здійсненні платником податку (постачальником) операцій з постачання товарів дата виникнення податкових зобов’язань визначається на дату першої події, передбаченої пунктом 187.1 статті 187 розділу V ПКУ. У разі, якщо першою подією є відвантаження товарів, то на дату такого відвантаження платник податку повинен визначити податкові зобов’язання та скласти відповідну податкову накладну.

Дата відвантаження товарів має бути підтверджена належним чином оформленими первинними (бухгалтерськими) документами. Якщо операція з постачання оформлюється первинним документом, складеним в електронній формі, датою виникнення податкових зобов’язань з ПДВ та відповідно складання податкової накладної за такою операцією буде вважатися дата складання такого первинного документа, який містить відомості про господарську операцію, незалежно від дати накладання на нього електронного підпису.

Податкова накладна, складена за операцією з постачання товарів на дату їх відвантаження (перша подія), яка відповідає даті складання за такою операцією первинного документа в електронній формі, є підставою для формування податкового кредиту покупцем незалежно від дати накладення на такий документ електронного підпису (за умови, що такий первинний документ відповідає вимогам Законів № 996 та 851, така податкова накладна зареєстрована в ЄРПН, та у разі дотримання інших правил, встановлених ПКУ для формування податкового кредиту)».

Як бачимо із вищенаведеного, ДПС повністю підтвердила наше бачення, що податкові зобов’язання з ПДВ виникатимуть на дату складення електронної видаткової накладної (незалежно від дати накладення КЕП). Відповідно, на цю ж дату і складатиметься податкова накладна.

Окрім того, примітно, що ДПС не заперечує проти права на податковий кредит контрагента за такою податковою накладною, незалежно від дати накладення КЕП на первинний документ (електронну видаткову накладну).