Серьезные метаморфозы в таблице 5 формы № Д4

Таблицу 5 формы № Д4 заполняют периодически, когда есть на то основания. Она предназначена для регистрации застрахованных лиц в одноименном реестре, не содержит суммовых показателей и не связана с начислением ЕСВ. До изменений в ней фигурировали данные о трудовых и отчасти гражданско-правовых отношениях страхователя и застрахованного лица. Теперь же добавились сведения о воинской службе. Знакомимся с новациями и разбираемся с новыми правилами заполнения.

Версия для печати

04 октября, 2018

Тема: Отчетность по единому взносу Другие виды отчетности

Статья взята из газеты "Зарплата и кадровое дело"№ 15

Валентина Боршовская,
заместитель директора Департамента информационно-аналитических систем
и электронных реестров Пенсионного фонда Украины

Яна Ярошенко,
эксперт газеты «Зарплата и кадровое дело»

Главные тезисы

Расширен перечень обстоятельств, когда страхователи подают таблицу 5 формы № Д4.
Таблицу 5, как и ранее, не формируют и не подают, если в отчетном месяце не было определенных обстоятельств.
В табличной части теперь нужно указывать название и кодировку профессии согласно КП.
В составе формы № Д4 можно подать таблицу с отметкой «початкова», «додаткова», «скасовуюча».

Кто и когда формирует таблицу 5

Базис по таблице 5 Список ситуаций, когда страхователи вспоминают о таблице 5 формы № Д4, существенно расширен (п. 8 разд. IV Порядка № 435). В частности, таблицу 5 формируют и подают, если в течение отчетного периода (т. е. месяца):

был заключен или расторгнут трудовой договор (договор ГПХ1) с застрахованным лицом;
был заключен или расторгнут трудовой договор с застрахованным лицом, которое трудоустроено на новое рабочее место;
лицо было переведено на другую должность или работу у того же страхователя;
лицо впервые поступило на военную службу или закончило прохождение военной службы (с исключением из списков личного состава воинской части (военного учебного заведения, учреждения и т. п.)) в порядке, установленном положениями о прохождении военной службы;

Исключение — договор ГПХ, заключенный с физлицом-предприниматлем, если выполняемые работы (предоставляемые услуги) соответствуют видам деятельности, указанным в извлечении из Единого госреестра.

НА ЗАМЕТКУ. Это основание — «сигнал» для «силовых структур». До изменений (до 01.08.2018 г.) денежное обеспечение для военнослужащих (кроме срочников) отражали в таблице 6 формы № Д4 с кодом категории застрахованного лица в реквизите 9 «31» — военнослужащие (кроме военнослужащих срочной военной службы), лица рядового и начальствующего состава2. Теперь же с отдельным кодом для реквизита 9 таблицы 6 нужно отражать военнослужащих (кроме срочников), лиц рядового и начальствующего состава Минобороны, СБУ, МВД, Государственной службы Украины по чрезвычайным ситуациям, ГФСУ и других военнослужащих, имеющих код категории застрахованного лица 51–63 в приложении 2 к обновленному Порядку № 435. Таким образом, в таблице 5 нужно отражать начало и окончание службы именно по таким категориям застрахованных лиц.

Обратите внимание! В приложении 2 к Порядку № 435 для реквизита 9 таблицы 6 остался также код «31» «Военнослужащие (кроме военнослужащих срочной военной службы), лица рядового и начальствующего состава». Этот код использовался до 01.08.2018 г. для отражения денежного обеспечения. После изменений его используют в случае проведения корректировок данных, поданных до 01.08.2018 г.

«Обычные» работодатели, чьи работники призваны на срочную или контрактную службу в период трудовых отношений (гарантии предусмотрены ч. 3 ст. 119 КЗоТ), период начала и окончания такой службы в таблице 5 формы № Д4 не отражают. Другими словами, как и ранее, в случае призыва срочников или контрактников на военную службу таблицу 5 в форме № Д4 на них не формируем. Таких работников отражают в таблице 6 формы № Д4 с кодом «47» или «66» (см. с. 31).

лицу предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами (в том числе лицам из числа военнослужащих, лиц рядового и начальствующего состава);

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Теперь в обновленной таблице 5 по этому основанию также показывают начало и окончание отпуска в связи с беременностью и родами военнослужащим (кроме срочников), лицам рядового и начальствующего состава. При этом в таблице 6 сумму пособия таким лицам показывают с кодом «50» в реквизите 9.

лицу предоставлен отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;
лицу предоставлен отпуск для ухода за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста.

НАПОМНИМ. Таблица 5 формы № Д4 несколько напоминает Уведомление о приеме на работу работника, утвержденное постановлением КМУ от 17.06.2015 г. № 413. Но эти формы не взаимозаменяемы, поэтому, если к вам устраивается новый работник, нужно подать обе формы. Контроль для подачи Уведомления по данным таблицы 5: Уведомление подаем только в случае, когда в реквизите 8 таблицы 5 указываете «1» (прием на работу основного работника) или «2» (прием на работу совместителя). В других случаях Уведомление не подают.

Если в течение отчетного периода не было зафиксировано фактов заключения и расторжения трудовых соглашений (договоров ГПХ), изменения должности, сроков прохождения военной службы или предоставления соответствующего отпуска, таблицу 5 формы № Д4, как и ранее, не формируют и не подают (п. 8 разд. IV Порядка № 435).

Нюансы перевода При заполнении таблицы 5 в случае перевода на другую должность или работу у того же страхователя следует учесть такие нюансы.

Во-первых, данные о переводе на другую должность или работу показываем в таблице 5 формы № Д4 независимо от того, требует ли такой перевод согласия работника (например, работодатель должен перевести работников, нуждающихся по состоянию здоровья в предоставлении более легкой работы, с их согласия, на такую работу в соответствии с медицинским заключением временно или без ограничения срока — ст. 170 КЗоТ) или осуществляется независимо от желания работника (например, перевод на более легкую работу беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3-х лет по медицинскому заключению, — ст. 178 КЗоТ).

Во-вторых, не считается переводом на другую работу и не требует согласия работника перемещение его на том же предприятии, в учреждении, организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате в рамках специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором (абз. 2 ст. 32 КЗоТ). Такое перемещение в таблице 5 не показываем.

В-третьих, «временный» перевод (ст. 33 и 34 КЗоТ), о котором нет записи в трудовой книжке работника, в таблице 5 не отражаем. Тут отражаем только данные о переводе на постоянную должность.

В-четвертых, если перевод производим к другому работодателю, то это другое основание для подачи таблицы 5 формы № Д4. Такой перевод также показываем в таблице 5, но речь идет об увольнении на основании п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗоТ (перевод работника, с его согласия, на другое предприятие, в учреждение, организацию). Это основание для увольнения указывайте в реквизите 17 (реквизит 13 в «старой» таблице 5). Новый работодатель в таблице 5 покажет прием по переводу на работу такого работника в общем порядке.

Изменения в порядке заполнения

Какие же изменения ждут страхователей при заполнении таблицы 5 формы № Д4 начиная с отчета за август 2018 года? Интересного хватает. Заметим, что большинство подсказок по заполнению, как и ранее, содержится непосредственно в самой форме, поэтому остановимся на тех графах, которые требуют специальных пояснений.

Нетабличные данные таблицы 5 Тут чистая «косметика». Разработчики привели в соответствие с действующим законодательством названия реквизитов в «шапке» таблицы. В частности, теперь отмечено, что страхователи-физлица в реквизитах 1 и 2 указывают:

1) регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов;

или

2) серию и номер паспорта — для физлиц, которые имеют «стандартный» паспорт и отметку в нем о праве осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта — в формате БКNNXXXXXX, где БК — константа, указывающая на регистрацию по паспортным данным; NN — две украинских буквы серии паспорта (при наличии) (верхний регистр); XXXXXX — шесть цифр номера паспорта (с ведущими нулями);

или

3) номер паспорта — для физлиц, которые имеют паспорт в форме пластиковой карточки (так называемый ID-паспорт) и отметку в нем о праве осуществлять любые платежи по его номеру — в формате ПXXXXXXXXX, где П — константа, указывающая на регистрацию по паспортным данным; XXXXXXXXX — девять цифр номера паспорта в форме пластиковой карточки.

Как и ранее, заполняем полное наименование страхователя в соответствии с Единым госреестром, отчетный месяц и тип отчета («початкова», «скасовуюча», «додаткова»). При своевременном заполнении таблицы 5 в составе формы № Д4 за отчетный месяц выбирайте тип «початкова». В каких случаях и каким образом подают таблицу 5 типа «додаткова» и «скасовуюча», читайте на с. 41.

Без изменений осталась и послетабличная часть: дата формирования отчета, сведения о руководителе и главном бухгалтере3. Правда, исчезло уточнение «М.П. (за наявності)», но это не значит, что теперь отчет нельзя подавать в бумажном виде или не нужно заверять печатью (при наличии).

Заметим, что тут может быть указан не только регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов, как указано в названии реквизитов 21 и 22, но и серия (при наличии) и номер паспорта физлица со специальной отметкой о разрешении совершать любые платежи по серии (при наличии) и номеру паспорта. — Примеч. ред.

Табличная часть А вот тут хватает «капитальных» изменений.

Изменение 1 Поменялись местами реквизиты 7 и 8. Теперь реквизит 7 — «Договір ЦПХ за основним місцем роботи або за сумісництвом (1 — так, 0 — ні)», а реквизит 8 — «Категорія особи**».

При этом реквизит 7 проставляете «0», если с основным работником или совместителем, помимо трудового договора, не заключен договор ГПХ. Если же такой работник выполняет для вас работу (предоставляет услуги) еще и по договору ГПХ, тогда в этом реквизите ставите «1»..

Изменение 2 Расширен перечень категорий застрахованных лиц (реквизит 8) в соответствии с новыми основаниями для подачи таблицы 5 формы № Д4. Традиционно все признаки, в том числе новые, приведены в самой форме (примечание «**»).

НА ЗАМЕТКУ. Категория лица (реквизит 8):

1 — наемные работники (с трудовой книжкой);

2 — наемные работники (без трудовой книжки);

3 — лица, выполняющие работы по договорам гражданско-правового характера;

4 — лица, которым предоставлен отпуск по уходу за ребенком от трехлетнего возраста до достижения им шестилетнего возраста;

5 — лица, которым предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами;

6 — лица, которым предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста;

7 — лица из числа военнослужащих, лица рядового и начальствующего состава, получающие пособие в связи с беременностью и родами4;

Имеются в виду военнослужащие, лица рядового и начальствующего состава, которые получают пособие в связи с беременностью и родами (код категории застрахованного лица в приложении 2 к Порядку № 435 — «50»).

8 — лица из числа военнослужащих, лица рядового и начальствующего состава5.

Речь идет о военнослужащих, лицах рядового и начальствующего состава Минобороны, СБУ, МВД, Государственной службы Украины по чрезвычайным ситуациям, ГФСУ и других военнослужащих, имеющих код категории застрахованного лица 51–63 в приложении 2 к новому Порядку № 435.

Изменение 3 В реквизите «9. Реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія (за наявності) та номер паспорта за формою БКNNXXXXXX/ПXXXXXXXXX ЗО*» в общем случае отражают регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов. Если работнику разрешено осуществлять любые платежи по серии и номеру паспорта (о чем есть соответствующая отметка), то реквизит 9 заполняют в следующем формате: БКNNXXXXXX, где «БК» — константа, которая указывает на регистрацию по паспортным данным6, «NN» — две украинские буквы серии паспорта (верхний регистр), «XXXXXX» — шесть цифр номера паспорта.

При заполнении формы № 1ДФ вместо «БК» перед серией и номером паспорта проставляют нули. — Примеч. ред.

Если же у работника ID-паспорт со специальной отметкой, что разрешено осуществлять любые платежи по номеру паспорта, то реквизит 9 заполняют в таком формате: ПХХХХХХХХХ, где «П» — константа, которая указывает на регистрацию по паспортным данным; ХХХХХХХХХ — девять цифр номера паспорта в формате пластиковой карты.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы сформировать таблицы отчета по ЕСВ7 на нерезидента, необходимо получить от него регистрационный номер учетной карточки плательщика налога. Нельзя указывать в реквизите 9 данные неукраинского паспорта.

А также формы № 1ДФ. — Примеч. ред.

Изменение 4 Если заполняете строку на нерезидента, то в реквизите 10 указываете полностью фамилию, имя и отчество застрахованного лица согласно переводу на украинский язык паспортного документа, заверенному в установленном законодательством Украины порядке. Для граждан Украины реквизит 10 заполняют на украинском языке как указано в паспорте.

Изменение 5 В реквизите 11 теперь отражают не только дату начала/окончания трудовых отношений, действия договора ГПХ, отпуска в связи с беременностью и родами, а также отпуска для ухода за ребенком до 3 лет (от 3 до 6 лет), но и дату начала/окончания прохождения военной службы.

Для военной службы указывают дату, когда лицо впервые поступило на военную службу или дату, когда оно закончило прохождение военной службы (с исключением из списков личного состава воинской части (военного учебного заведения, учреждения и т. п.)) в порядке, установленном положениями о прохождении военной службы.

НАПОМНИМ. «Обычные» работодатели в случае призыва работников на срочную или контрактную службу таблицу 5 НЕ подают. Дату начала и окончания военной службы отражают только «силовые структуры» по военнослужащим, лицам рядового и начальствующего состава (для них в приложении 2 к Порядку № 435 для реквизита 9 таблицы 6 предусмотрены новые коды 50–63).

При этом на работника, который в течение одного отчетного месяца был:

Ситуация 1 принят, а затем уволен, заполняете одну строку, указывая в ней и дату приема (графа «дата початку»), и дату увольнения (графа «дата закінчення») (см. пример 3 на с. 41);

Ситуация 2 уволен, а затем снова принят на работу к этому же работодателю, необходимо заполнить две строки в таблице 5. В первой указывают дату прекращения трудовых отношений (графа «дата закінчення»), во второй — дату начала трудовых отношений (графа «дата початку») (см. пример 4 на с. 41);

Ситуация 3 принят одновременно и на основное место работы, и по внутреннему совместительству, то заполняете две строки. Другими словами, внутреннее совместительство — это отдельный трудовой договор с работником, поэтому факт его заключения или расторжения должен быть зафиксирован в таблице 5 формы № Д4 (в реквизите 8 — «2») (см. пример 5 на с. 41);

Ситуация 4 в отпуске по беременности и родам и со следующего дня после окончания такого отпуска уходит в отпуск для ухода за ребенком до 3 лет — заполняют две строки. При этом в реквизите 8 указывают коды «5» и «6» соответственно; в реквизите 11 — дату начала или дату окончания соответствующего отпуска. Другими словами, на каждый отпуск на одного работника надо заполнить отдельную строку в таблице 5 (см. пример 7 на с. 42). Если после окончания отпуска для ухода за ребенком до 3 лет работница уходит в отпуск для ухода за ребенком от 3 до 6 лет, то также заполняете две строки (с кодами категории застрахованного лица «6» и «4» соответственно и датой начала и окончания конкретного отпуска в реквизите 11). Но если работница отработала хотя бы 1 день и затем ушла в отпуск для ухода за ребенком до 6 лет, то заполняете одну строку (см. пример 8 на с. 42);

Ситуация 5 переведен на другую должность у одного работодателя — необходимо заполнить две строки в таблице 5. Дело в том, что при переводе работника на другую должность (работу) у того же страхователя трудовые отношения не прерываются, но в таблице 5 заполняются две строки. В первой строке показываем текущую должность и в реквизите 11 (графа «дата закінчення») ставим дату завершения работы по этой должности; а во второй — новую должность работника и в реквизите 11 (графа «дата початку») — дату начала работы на такой должности. Заметьте: дата окончания работы по «старой» должности и дата начала работы по новой должности не могут быть одинаковыми. Не забывайте теперь заполнять и реквизиты 12–16 (см. пример 9 на с. 42);

Ситуация 6 переведен на другую должность у одного работодателя, а затем еще был второй перевод на другую новую или прежнюю должность — необходимо заполнить четыре строки в таблице 5. На каждый постоянный перевод заполняем по две строки о дате окончания работы по старой должности и начале работы по новой должности. Подробнее см. пример 10 на с. 42.

Изменение 6 Таблицу 5 формы № Д4 дополнено новыми реквизитами 12–16 и 19. Несколько инструкций по заполнению «новинок»:

в реквизите «12. Професійна назва роботи» необходимо указать профессиональное название работы согласно КП (пятая графа КП). Учтите, что при заполнении таблицы 5 в электронной форме реквизит 12 выбирается из специального справочника, в результате реквизиты 13 и 14 «подтягиваются» автоматически.

А как быть, если базовую профессию из КП (например, «Начальник відділу») расширили согласно приложению В к КП (например, «Начальник відділу»  «Начальник відділу інформаційних технологій»)? В этом случае в реквизите 12 указываем базовое название профессии по КП («Начальник відділу»), а расширенное показываем в реквизите 15 «Посада» («Начальник відділу інформаційних технологій»);

в реквизите «13. Код ЗКППТР» указывают код общесоюзного классификатора профессий, должностей и тарифных разрядов, которые выбираются из второй графы КП (например, для должности главного бухгалтера указываете 20656). Если в КП не предусмотрен код (а такое возможно), то реквизит 13 не заполняем;
в реквизите «14. Код класифікатора професій» указывают код из первой графы КП (например, для должности главного бухгалтера указываете 1231);

НАПОМНИМ. Реквизиты 13 и 14 таблицы 5 заполнятся автоматически после заполнения реквизита 12. Одно из преимуществ подачи отчетности в электронной форме(!)

новый реквизит «15. Посада»8 соответствует записи в трудовой книжке. Учтите, что по работникам-совместителям у работодателя может не быть трудовой книжки. В этом случае следует ориентироваться на название должности, указанное в кадровых документах работодателя (в приказе (распоряжении) о приеме на работу, в штатном расписании, в трудовом договоре). Этот реквизит может дублировать реквизит 12, а может отличаться. В частности, если базовое название профессии по КП расширили согласно приложению В к КП, то здесь вписываем расширенное название;

Рекомендации, как заполнить реквизит 15, если базовое название должности было расширено в соответствии с приложение В к КП, приведены в описании к реквизиту 12.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Реквизиты 12–15 таблицы 5 заполняем всегда по всем строкам (прием на работу, увольнение, перевод, декретный отпуск, отпуск для ухода до 3 или 6 лет) вместе с данными о гражданстве (реквизит 6), регистрационном номере (реквизит 9), ФИО. (реквизит 10).

в реквизите 16 «Документ-підстава <…>» указывают номер соответствующего приказа (распоряжения), номер договора, который подтверждает событие-основание для подачи таблицы 5 формы № Д4. Например, «Наказ № 33 від 09.08.2018»;
в реквизите «19. Військове звання» указывают воинское звание военнослужащего. Если изменяется воинское звание, то в месяце изменения необходимо заполнить две строки:

первая строка — на дату в «старом» звании (дату показываем в реквизите 11 «дата закінчення»), в реквизите 19 — «старое» звание;

вторая строка — на дату в новом звании (дату показываем в реквизите 11 «дата початку»), в реквизите 19 — новое звание.

НА ЗАМЕТКУ. Этот реквизит не заполняют «обычные» работодатели (даже если у вас есть военнообязанные или призванные на срочную либо контрактную службу). Такой реквизит заполняют «силовые структуры» по военнослужащим, лицам рядового и начальствующего состава Минобороны, СБУ, МВД, Государственной службы Украины по чрезвычайным ситуациям, ГФСУ и другим военнослужащим, имеющим код категории застрахованного лица 50–63 в приложении 2 к новому Порядку № 435.

В реквизите «17. Підстава для припинення трудових або цивільно-правових відносин» отражают основания прекращения трудовых, а теперь еще и гражданско-правовых отношений. Заметьте, что при прекращении трудовых отношений указывают конкретную увольнительную статью согласно КЗоТ. По договорам ГПХ в этом реквизите указывают реквизиты договора (например, «Договір № 15 від 20.08.2018»).

Если работник принят на новое рабочее место (штатную единицу), заполняют реквизит 18 таблицы 5. Не путайте с приемом работника на вакантную должность — в таком случае данные в реквизит 18 не вносят. Отметим, что дата создания нового рабочего места/штатной единицы (реквизит 18) может не совпадать с датой начала трудовых отношений (реквизит 11).

Новую таблицу 5 с новыми реквизитами впервые подаем за август 2018 года. То есть только по событиям, которые произошли с 01.08.2018 г. А как же быть с уже работающими работниками? Надо ли каким-либо образом и по ним внести данные, которые содержатся в новой форме? Не надо. До отчета за август 2018 года на работников были поданы отчеты без указания должности и кодов из КП (работники приняты, переведены до августа 2018 года) — теперь не нужно подавать отменяющие и дополнительные отчеты за прошлые периоды приема, перевода или увольнения.

Вот и все секреты по заполнению обновленных и новых данных в таблице 5 формы № Д4.

К сведению Если в прошлом отчетном периоде в таблице 5 не указали какое-либо действие по застрахованному лицу из предусмотренных п. 8 разд. IV Порядка № 435, подайте Отчет за предыдущий период (отдельно от отчета за текущий месяц). Такой отчет содержит (1) титульный лист (перечень таблиц Отчета) с указанием типа формы «додаткова» и (2) таблицу 5 с указанием типа формы «додаткова», которая содержит данные на это застрахованное лицо. Отчет с указанием типа формы «додаткова» не должен содержать таблиц 1–4 формы № Д4.

Если нужно удалить ошибочные сведения, указанные в прошлом отчетном периоде в таблице 5, подают только документы типа «скасовуюча» относительно выявленных недостоверных сведений о застрахованном лице. Для этого создавайте таблицу 5 типа «скасовуюча» + титул за такой прошлый месяц и подавайте этот отчет отдельно от отчета за текущий месяц.

В случае, если подаете за один и тот же отчетный период таблицы с указанием типа формы «скасовуюча» и «додаткова», они подаются с отдельными титульными листами (как два отдельных Отчета). Так исправляют ситуацию, когда сведения поданы, но допустили ошибку.

Пример заполнения обновленной таблицы 5 смотрите на рис. 1.