Форма № Д4 во времена «короны»
Мало кто из субъектов хозяйствования не подвергся влиянию карантина и продолжал работу в марте и апреле в привычном для себя режиме. Большинству же субъектов пришлось в том или ином виде перестраивать трудовые отношения с работниками. А это, в свою очередь, сказывается на заполнении отчетности по ЕСВ.
В этом материале мы решили дать ответы на самые популярные вопросы по заполнению формы № Д4 в период карантина.
Версия для печати
«Пустая» форма № Д4 за апрель: подавать ли?
ФЛП, занимающийся продажей мебели, вынужден был полностью приостановить деятельность на период карантина. Все работники по согласованию с предпринимателем ушли в «карантинный» отпуск за свой счет с 17 марта. Нужно ли подавать форму № Д4 за апрель, если в этом месяце зарплату работникам не начисляли?
Да, работодатель обязан подать форму № Д4 за апрель, даже если в этом месяце он не начислял зарплату работникам.
Согласно п. 11 разд. ІІ Порядка № 4351отчет по форме № Д4 юридическими лицами или ФЛП не подается, если они не используют труд физических лиц на условиях трудового договора (контракта) или на других условиях, предусмотренных законодательством. Других поблажек (как, например, в случае если страхователь в отчетном месяце не начислял доходы физическим лицам) в Порядке № 435 нет.
НА ЗАМЕТКУ. Что касается формы № 1ДФ, то, анализируя п.п. «б» п.п. 176.2 НКУ и п. 2.2 Порядка № 42, приходим к выводу, что пустую форму № 1ДФ (т. е. когда не было ни начислений, ни выплаты доходов) подавать не нужно3.
Итак, если у работодателя есть наемные работники или лица, с которыми заключены договора ГПХ на выполнение работ (предоставление услуг), форму № Д4 нужно подавать независимо от того, начислял он им доходы в отчетном периоде или нет, что подтверждают и налоговики (категория 210.06.01 ЗІР).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Даже если у работодателя есть только один наемный работник, находившийся целый месяц в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, форму № Д4 нужно подавать и в этом случае с заполненной с прочерками таблицей 1. При этом таблицы 5 и 6 заполнять не нужно.
Кстати тот факт, что работники ФЛП целый месяц были в «карантинном» отпуске за свой счет (основание — ч. 3 ст. 26 Закона об отпусках), не говорит о том, что форма № Д4 будет абсолютно пустой. Так, на каждого работника в таблице 6 будет заполнена строка, где нужно показать информацию о том, что работник весь месяц находился в трудовых отношениях с этим работодателем и при этом он весь месяц был в неоплачиваемом отпуске. В таблице 5 начало и окончание отпуска за свой счет не отражают, поэтому эту таблицу не составляем (если, конечно, нет иных оснований для ее составления).
Пример 1. В апреле 2020 года все работники предприятия находились в отпуске за свой счет, доходы работникам не начислялись.
За апрель нужно подать форму № Д4, в таблице 1 которой будут стоять прочерки. В шапке отчетности в поле «Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нараховані виплати (за наявності)» ставите «0». В таблице 6 суммовых показателей не будет, тут заполняете только реквизиты 15 и 14 (см. рис. 1). Таблицу 5 не заполняете.
Зарплаты нет, а матпомощь есть — начисляем ЕСВ
Весь апрель предприятие не вело деятельность в результате запрета, введенного мероприятиями по борьбе с COVID-19. Работники весь месяц были в отпуске за свой счет. Ввиду отсутствия зарплаты работодатель принял решение о выплате всем работникам материальной помощи в размере 2000,00 грн. Нужно ли облагать эту сумму НДФЛ, ВС и ЕСВ? Нужно ли доначислять ЕСВ исходя из минбазы?
В данном случае материальная помощь выплачивается по инициативе работодателя всем работникам, поэтому такие суммы входят в фонд оплаты труда согласно Инструкции № 54. С позиции учета и налогообложения такая выплата признается заработной платой с соответствующим обложением НДФЛ, ВС и ЕСВ5.
Ввиду того, что сумма начисленной матпомощи входит в базу начисления ЕСВ, размер данного взноса за месяц не может быть меньше минимального в силу ч. 5 ст. 8 Закона о ЕСВ. То, что в отчетном месяце работник не отработал ни одного рабочего дня, значения не имеет: ЕСВ нужно начислить в размере не ниже 1039,06 грн.
Исключение (дотяжку до минимальной базы ЕСВ делать не нужно) составляют случаи, когда:
- это место работы не является для физлица основным;
- ЕСВ начисляют по иной ставке, нежели 22 % (т. е. если применяют ставки 8,41 %, 5,3 %, 5,5 %).
Пример 2. Работодатель принимает решение о выплате всем работникам материальной помощи в размере 2000,00 грн. При этом работники весь месяц находятся в отпуске за свой счет.
Заполнение формы № Д4 показано выше на рис. 2 на примере двух работников (Иванов С.В. — основной работник, лицо без инвалидности; Бурова И.А. — основной работник, лицо с инвалидностью).
Снизить налоговое бремя можно путем оформления выплаты работникам нецелевой благотворительной помощи (далее — НБП).
В таком случае в документальном плане нужно получить от работников заявление с просьбой предоставить благотворительную помощь «в связи со сложным финансовым положением» или «по семейным обстоятельствам». На основании этого работодатель принимает решение о выплате/отказе в выплате такой помощи. В базу начисления ЕСВ такая помощь не попадает6, в форме № Д4 не отражается. Следовательно, если в апреле работник весь месяц был в отпуске за свой счет и в этом месяце ему выплачена НБП, то начислять ЕСВ не нужно. В таблице 6 по этому работнику суммовых показателей не будет (см. рис. 1 выше).
В апреле перевели работников на неполное рабочее время
Что нужно учесть в отчетности по ЕСВ при переводе работников в режим неполного рабочего времени? Что с минимальной базой начисления ЕСВ в таком случае?
О том, что работник трудится в режиме неполного рабочего времени, работодатель ставит отметку «1» в реквизите 24 таблицы 6 формы № Д4.
Таблицу 5 в таком случае на работника заполнять не нужно.
Что касается суммы, то и в этом случае ЕСВ нужно начислять в размере не ниже минимального. Установление режима неполного рабочего времени не спасает от этого требования.
Пример 3. Ввиду перевода основного работника (не инвалида) на неполное рабочее время за апрель ему начислена зарплата в размере 3000,00 грн.
Допбаза по ЕСВ: 4723,00 – 3000,00 = 1723,00 грн.
Сумма ЕСВ: 3000,00 × 22 % + 1723,00 × 22 % = 1039,06 грн.
Пример заполнения таблицы 6 приведен выше на рис. 3.
В отчете за март не показали увольнение работника — исправляемся
В конце марта (31 числа) был уволен работник по соглашению сторон (на основании п. 1 ст. 36 КЗоТ), однако в таблице 5 увольнение ошибочно не показали. Как исправить эту ошибку? Не будет ли у нас проблем за увольнение работника во время карантина?
Начнем с ответа на второй вопрос. Сейчас достаточно распространенной является мысль о законодательно установленном запрете увольнять работников в период действия карантина. Однако это не так. У этого утверждения ноги растут из постановления № 2567, где в п.п. 2.2 рекомендовано не увольнять работников, которые выполняют определенную трудовым договором работу дома, и работников, которые находятся в отпуске без сохранения зарплаты, по основаниям, установленным пп. 3, 4 и 5 ч. 1 ст. 40 КЗоТ.
Как видим, тут речь идет исключительно о рекомендации, да и то только по основаниям КЗоТ, по которым предусмотрено увольнение за невыходы на работу, несоблюдение трудового распорядка и т. п. Иными словами, рассматривать это как запрет на увольнение работников в период действия карантина никак нельзя.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! На данный момент действуют общие правила расторжения трудового договора, предусмотренные КЗоТ. Если стороны (и работник, и работодатель) пришли к соглашению о прекращении трудовых отношений, то они вправе это сделать. Никакого запрета тут нет.
Что касается исправления допущенной ошибки в таблице 5 формы № Д4 за март, то подробно об этом мы писали в статье «Несуммовые ошибки в отчетности по ЕСВ» // «ПБ», № 30/2019, с. 15. Так, несуммовые ошибки (в частности, и допущенная в данном случае) исправляют путем составления отдельного (корректировочного) отчета за март, а не через текущую форму отчетности за апрель.
В рассматриваемом случае нужно только добавить сведения, не указанные ранее в отчете по ЕСВ, поэтому составляют (отчетный месяц — март 2020 года):
- Перечень таблиц типа «додаткова» (напротив таблицы 5 ставим цифру «1», т. к. будет заполнена только одна таблица 5);
- таблицу 5 типа «додаткова» (здесь вносим строку об увольнении работника).
Пособие по частичной безработице — отражать ли в форме № Д4?
Планируем обратиться в центр занятости с целью получить пособие по частичной безработице. В случае его получения нужно ли данную сумму отражать в форме № Д4?
Нет, не нужно. Для определения базы начисления ЕСВ смотрим, входит ли выплата в фонд оплаты труда согласно Инструкции № 5, как это предусмотрено п.п. 5 п. 3 разд. IV Инструкции № 4498.
В свою очередь, пособие по частичной безработице не входит в фонд оплаты труда согласно п. 3.2 Инструкции № 5. Следовательно, начислять ЕСВ на сумму пособия, полученного от центра занятости для выплаты работникам, не нужно. Не отражаем такую выплату и в форме № Д4.
НА ЗАМЕТКУ. Пособие по частичной безработице не облагают НДФЛ и ВС на основании п.п. 165.1.1 НКУ, т. к. это государственная помощь из общеобязательного фонда соцстрахования. Но в форме № 1ДФ сумму такого начисленного/выплаченного в пользу работника пособия приводим с признаком «128».
Жанна Семенченко, заместитель главного редактора
