Переходящий отпуск (декабрь–январь): когда оплачивать и как начислять
Работник согласно графику отпусков желает с 26.12.2019 г. взять ежегодный основной отпуск на 10 календарных дней. Правомерно ли будет выплатить ему отпускные 20.12.2019 г. за все время отпуска (и за 6 дней, приходящихся на 2019 год, и за 4 дня 2020 года)? Как начислить в учете такие отпускные?
(письмо ГАСУ от 08.11.2018 г. № 25-14/554 (извлечение))
Версия для печати
Статья взята из газеты "Бухгалтерия: бюджет"№45
Любовь Крутая, эксперт газеты «Бухгалтерия: бюджет»
Оплатить отпуск полностью не позднее чем за 3 календарных дня до его начала не просто правомерно, а обязательно. И исключений для переходящих отпусков, приходящихся на два бюджетных периода, нет. Для уверенности давайте разберем все по порядку.
Можно ли в отпуск? В соответствии с абз. 1 ст. 6 Закона об отпусках1 ежегодный основной отпуск предоставляется работникам за отработанный рабочий год, отсчитываемый со дня заключения трудового договора. Ежегодные отпуска, начиная со второго года работы, могут быть предоставлены работнику в любое время соответствующего рабочего года (ч. 9 ст. 10 Закона об отпусках).
Согласно ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках очередность предоставления отпусков определяется графиком, который утверждается работодателем по согласованию с профсоюзом и доводится до сведения всех работников. При составлении графиков учитываются нужды производства, личные интересы работников и возможности для их отдыха.
Следовательно, прямого запрета брать отпуск на стыке лет нет. Поэтому в графике отпусков может быть запланирован отпуск и под конец текущего года, и в начале следующего, и с переходом из одного года в другой.
Конкретный период предоставления ежегодных отпусков в рамках, установленных графиком, согласовывается между работником и работодателем, который обязан в письменном виде уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком срока (ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках).
НА ЗАМЕТКУ. Категор3ии работников, перечисленные в ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках, имеют право на отпуск в удобное для них время по их желанию.
Итак, если работник берет переходящий отпуск (декабрь–январь), который предусмотрен графиком отпусков, то отказать в предоставлении такого отпуска работодатель не в праве.
Если же работник попросит отпуск не тогда, когда это предусмотрено графиком отпусков, то последнее слово остается за работодателем. Тогда он может и отказать, например, учитывая отсутствие финансирования на выплату отпускных, отсутствие замены для работника и т. п.
Когда оплатить? В соответствии с ч. 1 ст. 21 Закона об отпусках заработная плата работникам за все время отпуска выплачивается не позднее чем за три дня до начала отпуска. Так что раньше — можно, позже — нельзя.
НА ЗАМЕТКУ. Единственная ситуация, когда можно отойти от установленных сроков и выплатить отпускные позже, — это необходимость получения части ежегодного отпуска в краткие сроки (в связи с семейными обстоятельствами, состоянием здоровья и т. п.). Тогда в заявлении работник может выразить желание получить отпускные в срок, определенный им и работодателем. Это подтверждает и Минсоцполитики в письмах от 05.01.2012 г. № 7/13/133-12 и от 04.08.2016 г. № 430/13/116-16. Подробнее о том, как рассчитать предельный день для выплаты отпускных, и об ответственности за его нарушения см. в материале «Выплачиваем отпускные “за три дня": учитываем все нюансы» // «Бухгалтерия: бюджет», № 42/2019, с. 19.
У некоторых бухгалтеров возникают сомнения в правомерности выплаты отпускных за счет средств текущего года в ситуациях, когда отпуск начинается в декабре, а заканчивается в январе следующего года. Так, учреждения имеют право принимать бюджетные обязательства расходовать бюджетные средства на цели и в пределах, установленных утвержденными сметами (абз. 2 п. 5 Порядка № 2282), а смету по определению (п. 30 ч. 1 ст. 2 БКУ3) составляют на один бюджетный период — календарный год. Соответственно, может создаться впечатление, что оплата дней отпуска, приходящегося на следующий год (оплата в текущем году расходов следующего года) не вполне соответствует бюджетным принципам. Но подчеркнем: это не всегда так!
Ведь обязательства по оплате всей продолжительности переходящего отпуска (декабрь–январь) наступают в декабре. Поэтому такие расходы относятся к расходам текущего года. На это обращала внимание Госаудитслужба в письме от 10.10.2018 г. № 25-14/497 (см. газету «Бухгалтерия: бюджет», № 46/2018, с. 9). Данное мнение Госаудитслужба подтвердила и в письме от 08.11.2018 г. № 25-14/554. В частности, такой ответ нивелирует все сомнения.
ЦИТАТА. «Выплата заработной платы работникам за время отпуска, приходящегося на декабрь–январь, осуществляется в полном объеме до его начала. При этом согласно требованиям бюджетного законодательства такая выплата должна осуществляться за счет бюджетных ассигнований, установленных сметой, до окончания бюджетного периода».
(извлечение из письма Госаудитслужбы от 08.11.2018 г. № 25-14/554)
Минфин, комментируя эту ситуацию в письме от 23.02.2018 г. № 35220-07-10/5151 (см. газету «Бухгалтерия: бюджет», № 20/2018, с. 10), о наличии нарушения также не заявлял.
Еще одна интересная ситуация — когда отпуск начинается с 1 или 2 января. Сам отпуск начинается в следующем бюджетном году, а вот обязательства по выплате — в текущем: отпускные в обоих случаях должны быть выплачены не позднее 28 декабря (если был перенос рабочего дня, и 27 декабря, если переноса не было). Учитывая трудовое законодательство, считаем, что вполне правомерным будет признавать такие бюджетные обязательства в текущем бюджетном году и выплачивать отпускные за счет средств текущего бюджетного периода (учитывая закрытие бюджетного года, отпускные можно выплатить чуть раньше).
А вот самая неприятная ситуация — когда отпуск начинается так, что предельный срок выплаты отпускных приходится на начало января — время, когда Казначейство только налаживает работу в новом бюджетном году и, соответственно, не проводит платежи; время, когда сметные назначения могут быть еще не утверждены. В такой ситуации де-юре обязательства могут быть приняты в январе, но де-факто выплатить их вовремя вряд ли получится. Здесь можно было бы рассуждать так: ч. 1 ст. 21 Закона об отпусках установлен только предельный срок выплаты отпускных (за три дня до начала). Так что выплатить отпускные можно и раньше, например, в декабре (аргументируя это тем, что в начале следующего года Казначейство вовремя не успеет провести платеж по техническим причинам). Впрочем, ситуация спорная. Поэтому если технически возможно выплатить отпускные в январе, то лучше так и сделать. Или так составлять график отпусков, чтобы проблем с оплатой отпускных не возникало.
Подытожим: если работодателем согласован график отпусков, где предусмотрен переходящий отпуск, или он согласился на предоставление непредусмотренного отпуска вне графика, то он должен быть готов и провести своевременную выплату отпускных. При планировании расходов следует предусматривать в смете выплату отпускных работникам за время отпуска текущего года, в том числе на переходящие отпуска на следующий год, если есть вероятность, что работник может взять отпуск на этот период. На случай внеплановых расходов может пригодиться экономия бюджетных средств. Ведь под конец года кое-где «вылезают» недоиспользованные средства. Их можно перебросить на КЭКР 2111 «Заработная плата» и воспользоваться ими для покрытия своих обязательств.
Как начислить? На практике сложились два подхода к учету отпуска, приходящегося на два или больше месяцев. Из них нужно выбирать и в ситуациях, когда отпускные выплачивают в декабре, а отпуск берут с начала января.
Первый — начислять расходы сразу. В месяце выплаты отпускных начислять соответствующие расходы на всю сумму отпускных. То есть в декабре отразить на всю сумму отпускных проводки по:
- выплате отпускных;
- перечислению обязательных платежей в бюджет и на счет ГФСУ (по ЕСВ);
- начислению расходов по отпускным;
- начислению НДФЛ, военного сбора и ЕСВ.
А в январе — никаких записей.
Специалисты, придерживающиеся такого подхода, аргументируют свой выбор тем, что в этом периоде возникает обязанность выплатить отпускные, и трактуют это как событие по выплате. А в соответствии с п. 3 разд. ІІ НС 132 «Выплаты работникам»4 обязательства по выплате за неотработанное время признают в том периоде, в котором наступает событие по их выплате. Кроме того, дополнительным аргументом является тот факт, что у учреждения возникают обязательства по уплате всей суммы отпускных в декабре одновременно, т. е. вся сумма является заработанной работником на момент ухода в отпуск.
Второй — распределять расходы между месяцами отпуска. Уплатить всю сумму отпускных в декабре, а относить ее на расходы пропорционально времени пребывания в отпуске, приходящемуся на каждый из месяцев. То есть в декабре выполнить проводки по:
- выплате отпускных в полном размере;
- перечислению обязательных платежей в бюджет и на счет ГФСУ (по ЕСВ) в полном размере;
- начислению расходов по выплате отпускных в части отпуска, приходящегося на декабрь;
- начислению НДФЛ, военного сбора и ЕСВ в части отпуска, приходящегося на декабрь;
А в январе отразить проводки по:
- начислению расходов по выплате отпускных в части отпуска, приходящегося на январь;
- начислению НДФЛ, военного сбора и ЕСВ в части отпуска, приходящегося на январь.
Специалисты, придерживающиеся этого подхода, считают событием по выплате обязательств собственно период пребывания работника в отпуске. Такую же логику подтверждает и Инструкция № 55, п.п. 1.6.1 которой устанавливает: суммы начислений за время отпусков, в отличие от порядка их фактической выплаты, следует распределять пропорционально времени, приходящемуся на дни отпуска в соответствующем месяце.
Госаудитслужба в письме от 08.11.2018 г. № 25-14/554 отмечает, что Инструкция № 5 служит исключительно для подготовки статистической информации о размерах и структуре зарплаты, а для целей бухучета нужно руководствоваться нацстандартами бухучета. Поэтому можем сделать вывод, что контролерам, скорее всего, больше понравится первый вариант.
Минфин в письме от 23.02.2018 г. № 35220-07-10/5151 (см. газету «Бухгалтерия: бюджет», № 20/2018, с. 10) указывал на необходимость отражать обязательства в том периоде, когда наступает событие по уплате этих обязательств, и на возможность организовать документооборот и дополнительную систему счетов по своему усмотрению. На наш взгляд, это также можно расценить как предрасположенность к первому варианту учета.
