Некоторые работодатели «экономят» на индексации. Однако штраф за ее непроведение гарантированно обойдется дороже. Впрочем, и неправильная сумма индексации тоже наказуема. К чему разговор? А вот к чему. Если вы не проводили индексацию работникам или в прошлом неправильно определили сумму индексации, необходимо исправиться, и как можно скорее. В этом случае вполне возможно избежать максимального штрафа в 10 МЗП. Итак, разбираемся с ошибками и путями их исправления.
Версия для печати
Статья взята из газеты "Зарплата и кадровое дело" № 17/2019
Жанна Лаврентьева, главный специалист экспертной группы по вопросам уровня жизни и социальных стандартов Министерства социальной политики Украины
Яна Ярошенко, ведущий эксперт газеты «Зарплата и кадровое дело»
Главные тезисы
Наказание за нарушения
С индексацией шутки плохи. Нарушение порядка проведения индексации грозит немалыми штрафами. В частности, если:
Напомним: такие выводы следуют из письма Гоструда от 07.05.2018 г. № 3570/4.1/4.1-дп-18 («ЗКД», № 11/2018, с. 9).
НА ЗАМЕТКУ. Дополнительно к штрафу на работодателя ответственность может грозить и должностным лицам предприятий (учреждений, организаций) и предпринимателям — админштраф в размере от 510,00 до 1700,00 грн, а за повторное в течение года нарушение или за нарушение, совершенное в отношении несовершеннолетнего, беременной женщины, одинокого отца, матери или лица, которое их заменяет и воспитывает ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка с инвалидностью, — от 1700,00 до 5100,00 грн (ч. 1 и 2 ст. 41 КоАП).
Но! Есть и хорошие новости. В ситуации, когда работодатель не проводил индексацию всем или ошибочно отдельным работникам, но до момента контрольного мероприятия Гоструда1 доначислил все причитающиеся работникам суммы индексации, то в таком случае на дату проведения инспектирования не будет нарушения в виде несоблюдения минимальных государственных гарантий в оплате труда. А значит, к работодателю не будут применять ответственность согласно абз. 4 ч. 2 ст. 265 КЗоТ.
Также советуем провести доначисление сумм работнику, если сумма ранее начисленной индексации была ошибочно занижена. Несмотря на то, что штрафные санкции могут казаться не такими большими (1 МЗП + админштраф), если нарушение будет выявлено в ходе контрольного мероприятия, вам все равно придется доначислить и выплатить недостающую сумму по предписанию инспектора труда.
Заметьте, что индексацию необходимо доначислять и уволенным работникам. В противном случае экс-работник может обратиться в суд. И тогда не исключено, что, помимо суммы индексации, работодателю придется начислить и выплатить еще и среднюю зарплату за задержку окончательного расчета (со дня, следующего за днем увольнения, по день выплаты индексации). Если же вы сами доплатите индексацию уволенному работнику, то среднюю за задержку платить не надо (подробнее см. «ЗКД», № 11/2018, с. 25).
Знай, но проверяй
Нарушения, связанные с индексацией, могут быть совершенно неожиданные, когда кажется, что все делаешь правильно.
Для вашего удобства приводим перечень ситуаций, на которых можно «проколоться» (см. таблицу).
Таблица-контролер ошибок по индексации зарплаты
|
Ситуация |
В чем нарушение |
Риски, если не исправиться прим. 1 |
|
1. Индексацию не начисляли, потому что… |
||
|
… работнику установлена высокая заработная плата Пример ошибки № 1. С 01.01.2019 г. работнику установлен оклад (А)2000,00 грн; (Б) 4173,00 грн; (В)15000,00 грн. До 01.01.2019 г. права на индексацию не было. Для вариантов А и Б начисляем «текущую» индексацию с июля 2019 года, а для варианта В — нет |
Индексация проводится в пределах ПМТЛ, сумму превышения не индексируем (абз. 2 п. 4 Порядка № 1078). Следовательно, если зарплата работника превышает ПМТЛ, это не освобождает от проведения индексации, а лишь ограничивает так называемую «базу» индексации (сумму, которую нужно умножить на коэффициент индексации). Разбор ошибки. С июля 2019 года право на индексацию возникает в каждом из перечисленных вариантов |
Если индексацию не начислили, хотя должны были, — 10 МЗП за каждого работника Штраф за ошибку. Для варианта В, если индексацию не начислять, то начиная с июля 2019 года грозит штраф в 10 МЗП |
|
… с 01.01.2019 г. увеличился размер доплаты до МЗП (оклад не изменился) Пример ошибки № 2. Зарплата работника составляет:
Зарплата увеличилась, значит, январь 2019 года — «базовый» месяц |
Чтобы «обнулить» индексацию, необходимо повысить оклад работника так, чтобы рост зарплаты в этом месяце превысил сумму возможной индексации. Если же оклад остался неизменным, а рост зарплаты обусловлен ростом размера доплаты до МЗП, то это не освобождает от индексации. Разбор ошибки. «Базовым» считается январь 2018 года, когда оклад был повышен с 1800,00 грн до 2000,00 грн. Соответственно, с ноября 2018 года работник имеет право на «текущую» индексацию, в том числе и в месяцах 2019 года |
10 МЗП, если индексацию не начисляли. 1 МЗП, если ошиблись в сумме прим. 2 Штраф за ошибку. Право на индексацию для «базового» января 2019 возникло в июле. Если ошибку обнаружили до июля, то штраф — 10 МЗП (как за непроведение). Если в июле и позднее, когда индексация для «базового» января 2019 года начисляется, то — 1 МЗП (как за нарушение норм Порядка № 1078 — путаница с «базовым» месяцем) |
|
… в месяце возникновения индексации повышали оклад на любую сумму (без сравнения суммы повышения зарплаты с суммой возможной индексации) Пример ошибки № 3. Для «базового» января 2019 года в июле 2019 года оклад повысили на 40,00 грн, тогда как возможная индексация — 62,22 грн |
Повышение оклада меняет «базовый» месяц и освобождает работника от «текущей» индексации. Но! Если в месяце, когда работник имеет право на индексацию, сумма повышения зарплаты не перекрыла сумму возможной индексации, то у работника могла возникнуть «постоянная» прим. 3 индексация (абз. 4 п. 5 Порядка № 1078). Неначисление «постоянной» индексации также нарушение = несоблюдение минимальных госгарантий в оплате труда. Разбор ошибки. Июль 2019 года — «базовый». Но в июле 2019 года у работника возникла «постоянная» индексация в сумме 22,22 грн (62,22 грн − 40,00 грн). Такую сумму начисляют ежемесячно до следующего повышения оклада |
10 МЗП, если индексацию не начисляли. 1 МЗП, если ошиблись в сумме прим. 2 Штраф за ошибку. Если работнику вообще не начислять «постоянную» индексацию, то штраф — 10 МЗП (как за непроведение). Если ошибочно начислить меньшую сумму, например, 12,22 грн, то штраф — 1 МЗП (как арифметическая ошибка) |
|
2. Ошибочно определили «базовый» месяц на дату… |
||
|
… установления или повышения размера доплаты (надбавки, ежемесячной премии) Пример ошибки № 4. «Базовый» месяц — январь 2019 года. В сентябре вырос размер премии на 100,00 грн (оклад не изменился) |
Для определения «базового» месяца ориентируются на месяц повышения оклада по должности. Если зарплата выросла за счет установления или повышения размера других зарплатных выплат, то месяц такого повышения не будет «базовым». Разбор ошибки. В данной ситуации «базовым» считается январь 2019 года: увеличение размера премии не меняет «базовый» месяц. Соответственно, с июля 2019 года работник имеет право на «текущую» индексацию |
10 МЗП, если индексацию не начисляли. 1 МЗП, если ошиблись в сумме прим. 2 |
|
… приема работника на работу Пример ошибки № 5. Оклад по должности повышен в январе 2019 года. В сентябре работник принят на работу, значит, сентябрь — «базовый» |
Для вновь принятых, переведенных работников и работников, вышедших из отпуска для ухода за ребенком до 3 (6, 16, 18) лет, расчет индекса потребительских цен для проведения индексации осуществляется с месяца, следующего за месяцем повышения тарифной ставки (оклада) по должности, которую занимает работник (п. 10 2 Порядка № 1078). Перечисленные события для определения «базового» месяца роли не играют. Соответственно, для правильного «базового» месяца (месяц повышения оклада по должности) уже могла возникнуть индексация, тогда как ориентируясь на неправильный «базовый» месяц (месяц, на который приходится одно из перечисленных событий), работодатель мог считать, что права на индексацию еще нет. Разбор ошибки № 5. «Базовым» будет январь 2019 года. Соответственно, с июля 2019 года работник имеет право на «текущую» индексацию. При условии полностью отработанной нормы рабочего времени индексация в сентябре 2019 года составит — 62,22 грн. Разбор ошибки № 6. «Базовым» будет декабрь 2018 года. В сентябре 2019 года работница имеет право на «текущую» индексацию в размере 68,24 грн (при условии полностью отработанной нормы рабочего времени). Разбор ошибки № 7. В этом случае «базовый» месяц по должности после перевода — декабрь 2018 года. Внимание! Если работница переведена не с начала месяца, то за часть месяца, когда она работала на должности кассира, индексация в июле не начисляется (для «базового» марта 2019 года в сентябре индексации нет; см. с. 47), а за часть месяца после перевода — начисляется «текущая» индексация для «базового» декабря 2018 года (исходя из полного размера 68,24 грн — пропорционально отработанному времени по этой должности) |
|
|
… выхода из отпуска в связи с беременностью и родами, для ухода до 3 (6, 16, 18) лет Пример ошибки № 6. Оклад по должности повышен в декабре 2018 года. В сентябре 2019 года работница вышла на работу из отпуска для ухода за ребенком до 3 лет. Принято, что сентябрь 2019 года — «базовый» |
||
|
… перевода на новую должность Пример ошибки № 7. Оклад по должности кассира повышен в марте 2019 года, а по должности бухгалтера — в декабре 2018 года. В сентябре 2019 года работница переведена с должности кассира на должность бухгалтера. Принято, что сентябрь — «базовый» |
||
|
… введения новой должности в штатное расписание Пример ошибки № 8. C сентября 2019 года в штатное расписание общеобразовательной школы введена должность — водитель (4 разряд по ЕТС). Сентябрь 2019 года принят «базовым» месяцем |
Для бюджетной сферы «базовым» считается месяц последнего повышения оклада по такой должности согласно решению правительства, а не месяц введения должности в штат (письмо Минсоцполитики от 25.10.2017 г. № 97/0/66-17). Для небюджетных работодателей «базовым» считается месяц установления оклада по новой должности, утвержденной в штатном расписании (письмо Минсоцполитики от 14.06.2016 г. № 263/10/136-16). |
|
|
|
Разбор ошибки № 8. Для должности водителя «базовый» месяц определяется согласно последнему повышению окладов по ЕТС — январь 2019 года. В сентябре работник имеет право на «текущую» индексацию: при условии полностью отработанной нормы рабочего времени — 62,22 грн |
10 МЗП, если индексацию не начисляли. 1 МЗП, если ошиблись в сумме прим. 2 |
|
… перевода с неполной занятости на полную Пример ошибки № 9. В сентябре работника перевели с неполной занятости на полную. Оклад повышен в январе 2019 года. «Базовым» принят сентябрь 2019 года |
Для определения «базового» месяца ориентируются на месяц повышения оклада по должности, а не на изменение суммы зарплаты в результате изменения занятости работника. Поэтому месяц перевода на полную занятость не будет «базовым» Разбор ошибки № 9. Изменение занятости не влияет на «базовый» месяц. Поэтому в сентябре работник имеет право на полную сумму индексации для «базового» января 2019 года (62,22 грн), если отработана полная норма |
|
|
…повышения категории для педработников (и, как следствие, должностного оклада) |
Месяц последнего повышения тарифной ставки (оклада) педработников на законодательном уровне (бюджетная сфера; письмо Минсоцполитики от 21.03.2016 г. № 138/10/136-16). Разбор ошибки № 10. Увеличение педнагрузки не влияет на «базовый» месяц. Поэтому в сентябре работник имеет право на индексацию для «базового» января 2019 года (62,22 грн), если отработана полная норма рабочего времени |
|
|
… повышения педагогической нагрузки Пример ошибки № 10. С сентября работнице увеличена педнагрузка. «Базовым» принят сентябрь 2019 года |
||
|
3. При начислении индексации допущена арифметическая ошибка, поскольку… |
||
|
… применили неправильный индекс индексации или размер ПМТЛ Пример ошибки № 11. «Базовый» — декабрь 2018 года. При начислении индексации в июле 2019 года не учли повышение ПМТЛ с 1921,00 грн до 2007,00 грн. |
Индексация проведена, но нарушены требования Порядка № 1078 и/или сумма индексации определена неверно. Разбор ошибки № 11. Поскольку не учли повышение ПМТЛ в июле, сумма индексации занижена. Разбор ошибки № 12. Поскольку не учли занятость работника, сумма индексации завышена. Что также считается нарушением, особенно в бюджетной сфере. Разбор ошибки № 13. Сумма индексации в результате опечатки занижена |
Если не исправить ошибку, грозит штраф в 1 МЗПна момент выявления нарушения |
|
… не учли занятость работника и/или количество отработанных дней Пример ошибки № 12. «Базовый» — январь 2019 года. При начислении индексации в сентябре 2019 года не учли неполную занятость (0,25) и начислили индексацию в полной сумме |
||
|
… допущена опечатка Пример ошибки № 13. Для «базового» июня 2018 года индексация в сентябре ошибочно составила 125,53 грн вместо 152,53 грн |
||
|
Примечание 1. Кроме того, возможен админштраф на должностных лиц предприятий (учреждений, организаций) или предпринимателя согласно ч. 1 и 2 ст. 41 КоАП. Примечание 2. Если «базовый» месяц определен неправильно и право на индексацию для такого месяца на момент контрольного мероприятия еще не наступило, но индексация есть для правильного «базового» месяца, то инспектор труда может посчитать, что индексация не проводилась (во всяком случае придется хорошо потрудиться, чтобы доказать инспектору банальную путаницу с «базовым» месяцем, а не то, что вы не проводите индексацию, когда должны это делать). В этом случае работодателю грозит штраф в 10 МЗП за каждого работника, в отношении которого допущено нарушение, + админштраф. Если же на момент контрольного мероприятия по неправильному «базовому» месяцу индексация начислена, то будет легче доказать, что индексация проводится, но неправильно определена сумма индексации из-за путаницы с «базовым» месяцем. В этом случае, считаем, есть шанс отстоять штраф в 1 МЗП. Примечание 3. Аналог «фиксированной» индексации, которая ранее фигурировала в Порядке № 1078. |
||
Исправиться в четыре шага
Обнаружили нарушение? Скорее доначисляйте индексацию.
Для этого нужно вернуться к тем месяцам, за которые индексация не начислена или начислена в неправильной сумме, и пройти весь путь «от А до Я».
Шаг 1. Определить «базовый» месяц (в общем случае — это месяц повышения оклада2).
Шаг 2. Определить месяц, с которого возникает право на индексацию, — подробнее читайте в «ЗКД», № 7/2018, с. 20.
ПРИМЕЧАНИЕ РЕДАКЦИИ. Воспользуйтесь таблицами, которые мы ежемесячно публикуем на страницах нашего издания. Там уже рассчитан коэффициент индексации для «базовых» месяцев, начиная с 2013 года, а также суммы индексации. Для сентября 2019 года см. на с. 47.
Шаг 3. Рассчитать сумму индексации в таком месяце. В общем случае она равна ПМТЛ × коэффициент индексации. Также учитывайте занятость работника и отработанные в таком месяце дни (подробнее читайте в «ЗКД», № 9/2018, с. 15 и № 5/2019, с. 45). Если вы проводили индексацию, но ошиблись в сумме, то на этом шаге определяете недоначисленную сумму индексации.
Таким способом нужно определить сумму индексации для каждого месяца до следующего «базового» месяца.
ПРИМЕЧАНИЕ РЕДАКЦИИ. Распространенная ошибка при исправлении ошибки. Допустим, «базовый» месяц — сентябрь 2018 года. В сентябре 2019 года обнаружили, что работнику не проводили индексацию. Как действуют некоторые бухгалтера? Открывают таблицу «Индексация зарплаты за сентябрь 2019 года» (см. с. 47). Находят, что для «базового» сентября 2018 года сумма индексации составляет 128,45 грн… и прибавляют суммы, которые указаны в таблице далее. Формально прибавляют индексацию для «базовых» октября (128,45 грн), ноября (64,22 грн), декабря (68,24 грн) 2018 года и января 2019 года (62,22 грн). Итого — 451,58 грн. А правильно поступать так. Впервые право на индексацию для «базового» сентября 2018 года возникло в январе 2019 года — 59,55 грн (см. «ЗКД», № 24/2018, с. 31). Такая же сумма индексации начислена в феврале–апреле — 59,55 грн; в мае и июне — 122,94 грн, в июле–сентябре — 128,45 грн. Итого — 896,45 грн.
Шаг 4. Если оклад повышался несколько раз (т. е. имела место смена «базового» месяца), повторяем шаги 2–3 для такого «базового» месяца.
Вот и все. Простые шаги уберегут вас от огромных штрафов.
