Нацбанк разъясняет кассовые премудрости для физлиц-предпринимателей (комментарий к письму НБУ от 16.04.2015 г. № 50-01015/25464)

Версия для печати

19 июня, 2015

Тема: Единый налог для физлиц Первичные документы Наличные расчеты, РРО

Вопросы наличного обращения возникают как у физлиц-предпринимателей (далее — ФЛП), так и у их контрагентов с завидным постоянством. И не в последнюю очередь потому, что в Положении № 637, регулирующем порядок ведения кассовых операций, не достаточно четко прописаны многие из них. Среди наиболее важных выделим три следующих.
1. Обязаны ли ФЛП применять кассовые документы?
2. Отвечает ли действующему законодательству сложившаяся практика, когда некоторые ФЛП для оформления своих наличных операций применяют действующие формы приходного и расходного кассовых ордеров?
3. Есть ли у ФЛП касса в понимании Положения № 637?
Ответы на них представлены в комментируемом сегодня письме Национального банка Украины — автора упомянутого Положения. Казалось бы, кому как не ему, лучше всех чувствовать дух и знать букву главного «кассового» документа страны, об который отечественный бизнес ломает зубы уже не первый год…
Итак, поглядим, что же сказал НБУ.

Кассовые документы (вопросы 1–2)

Согласитесь, первый и второй вопросы, поставленные перед Нацбанком, в определенном смысле связаны между собой.

Так, если по первому из них сказать, что кассовые документы ФЛП оформлять обязаны, то второй вопрос отпадает сам по себе. Ведь тогда получается, что альтернативы выписке приходных (ПКО) и расходных (РКО) кассовых ордеров с использованием типовых форм № КО-1 и КО-2 (см. приложения 2 и 3 к Положению № 637 соответственно) у ФЛП нет. Значит, не должно быть места и той самодеятельности некоторых из них, когда ими на практике применяются несколько подкорректированные типовые формы ПКО и РКО.

Если же на первый вопрос ответить отрицательно («нет, не обязаны»), тогда по второму вопросу надо бы сказать, запрещены ли в принципе ПКО и РКО для ФЛП. Если правильный ответ — «нет, не запрещены» — значит, дальше должно работать общеизвестное правило «что не запрещено, то разрешено». При таком подходе не может быть никаких препятствий использованию кассовых ордеров — ни в их «чистом», ни в подкорректированном виде (когда, к примеру, в ПКО реквизит «Главный бухгалтер» меняют на собственно «ФЛП», а в РКО вообще упраздняют такой реквизит либо сам ФЛП расписывается и за главбуха, и за руководителя).

И наконец, полный запрет на ПКО и РКО для предпринимателей означал бы необходимость применения предпринимателями абсолютно других документов для оформления ими кассовых операций. Тогда НБУ следовало бы в ответе сказать, каких именно...

В общем, авторам письма было, где разгуляться, но как раз этого они делать и не стали. Наоборот, скомкали ответы на оба вопроса в один. Главный вывод НБУ в этой части таков: к предпринимателям Положение № 637 не выдвигает требований по оформлению кассовых операций приходными и расходными кассовыми ордерами.

Что ж, ответ Нацбанка если не развернут, то хотя бы последователен. В той или иной форме и с разными вариациями использованных аргументов этот же вывод звучал и в предыдущих разъяснениях НБУ (см. письма от 09.03.2011 г. № 11-117/982-3354 и от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507). В комментируемом письме прослеживается такая логическая цепочка.

Несмотря на то что Положение № 637 распространяется и на предприятия и на ФЛП (это следует из преамбулы указанного Положения), те и другие учитывают операции с наличкой в разных книгах учета (п. 2.2 Положения № 637).

Для предприятий это будет кассовая книга, которую они ведут на основании оформленных ПКО и РКО в соответствии с главой 4 Положения № 637. Предприниматели же кассовую книгу не ведут (п. 4.2 Положения № 637). Они оприходуют наличность в зависимости от вида и специфики своей деятельности.

Для тех ФЛП, которые производят расчеты с покупателями с применением регистраторов расчетных операций (РРО) или расчетных книжек (РК), оприходованием наличности будет осуществление учета наличных средств в полной сумме их фактических поступлений в Книге учета расчетных операций (КУРО) на основании фискальных отчетных чеков РРО (данных РК). В свою очередь, данные КУРО должны быть перенесены в Книгу учета доходов и расходов (Книгу УДР).

Напомним, что пока обязанность применять РРО возложена только на ФЛП-общесистемщиков. Но с 01.07.2015 г./01.01.2016 г. применять их будут обязаны и большинство ФЛП-единоналожников третьей/второй группы соответственно (кроме торгующих на рынках и в мелкорозничной торговой сети через средства передвижной торговли). Подробнее об этом вы можете прочитать в статье «Разрешите представиться! РРО — спутник ФЛП-единоналожника».

Для ФЛП, который имеет право осуществлять наличные расчеты без применения РРО и РК, оприходованием поступивших наличных денежных средств будет считаться их отражение в Книге учета доходов или Книге учета доходов и расходов (Книги УД/УДР). Формы и порядки ведения соответствующих Книг для разных категорий ФЛП утверждены приказом МФУ от 15.12.2011 г. № 1637 и приказом Миндоходов от 16.09.2013 г. № 481.

Как видим, при таком правовом регулировании вопрос оформления/неоформления кассовых ордеров для ФЛП становится вторичным по отношению к вопросу своевременного оприходования наличных.

Выходит, неважно, какой документ будет оформлен предпринимателем в подтверждение своих кассовых операций? Нет, это не совсем так, и вот почему.

Дело в том, что субъекты предпринимательской деятельности, осуществляющие расчетные операции в наличной форме с применением РРО, в подтверждение получения денег от покупателя обязаны выдавать ему расчетный документ установленной формы на полную сумму произведенной операции (п. 2 ст. 3 Закона об РРО).

Другими словами, в данном случае особо не разгуляешься. Указанным Законом четко урегулировано, что при применении РРО или РК такими расчетными документами являются фискальный кассовый чек, расчетная квитанция, упрощенная расчетная квитанция. А их формы, которых следует неукоснительно придерживаться, приведены в приложениях к Положению о форме и содержании расчетных документов, утвержденному приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614.

Предпринимателей, которые не применяют РРО, выдавать расчетный документ, удостоверяющий факт покупки, с указанием даты продажи обязывает ч. 11 ст. 8 Закона Украины «О защите прав потребителей» от 12.05.1991 г. № 1023-XII. Кроме того, п. 15 ст. 3 Закона об РРО также предписывает субъектам хозяйствования предоставлять покупателю товаров (услуг) по его требованию чек, накладную или другой письменный документ, удостоверяющий передачу права собственности на них от продавца к покупателю, с целью соблюдения законодательства о защите прав потребителей.

При этом для таких ФЛП форма и содержание выдаваемого ими документа законодательно не установлены. Поэтому документом, подтверждающим получение «безРРОшным» предпринимателем наличных денежных средств, может быть квитанция произвольной формы. Также расчетным документом может служить товарный чек с указанием в нем суммы полученных наличных. О том, как налоговики представляют себе, что такое товарный чек и какие обязательные реквизиты он должен содержать, рассказывается в консультации в категории 109.10 ЗІР.

Между тем, по нашему мнению, как раз такие «безРРОшные» ФЛП в качестве расчетного документа запросто могут выдать покупателю квитанцию ПКО. Ведь, как мы поняли из комментируемого сегодня письма НБУ, Положения № 637 не обязывает предпринимателей применять кассовые ордера, но вместе с тем и не запрещает этого. А раз так, то самодеятельность ФЛП в этом смысле ничем ограничиваться не должна — если им удобней творчески доработать форму ПКО и пользоваться именно ею, то почему бы, собственно, и нет?

И последний штрих в завершение этой части комментария. В п. 4.8 Методических рекомендаций о порядке проведения проверок по вопросам соблюдения субъектами хозяйствования кассовой дисциплины, полноты оприходования выручки от реализации товаров (услуг), утвержденных приказом ГНАУ от 23.04.2009 г. № 210, указано: несмотря на то что кассовую книгу предприниматели не ведут, приходные и расходные кассовые ордера они оформлять обязаны.

В то же время, в категории 109.15  ЗІР приведена консультация, в которой фискалы отрицательно высказываются в отношении оформления кассовых операций ФЛП-единоналожниками. Правда, почему ущемляется именно эта категория предпринимателей, они не поясняют.

Такой неоднозначный подход налоговиков к рассматриваемому вопросу не позволяет однозначно рекомендовать ФЛП использование ПКО и РКО во всех случаях без исключения. Лучше семь раз отмерьте, прежде чем один раз отрезать.

А юрлицам — контрагентам физлиц-предпринимателей мы бы посоветовали заранее уточнять, какой документ ФЛП собирается выдать в подтверждение израсходованных предприятием наличных средств на приобретение у него товаров/услуг.

Правда, в настоящее время расходы предприятия — плательщика налога на прибыль можно подтвердить любым первичным документом, содержащим реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV, а именно:

• название документа (формы);
• дату и место составления;
• название предприятия (ФЛП), от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции, единицу ее измерения;
• должности лиц, ответственных за совершение хозоперации и правильность ее оформления;
• личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Однако проблем будет значительно меньше, если таким документом будет не ПКО, выписанный ФЛП, а один из тех, которые мы перечислили выше для «РРОшных» и «безРРОшных» предпринимателей.

Но уж если так случилось, что, кроме ПКО, ничего другого добиться от ФЛП не удается, отстаивайте правомерность выдачи/получения этого документа с помощью приведенных выше аргументов. И не забывайте при этом указать проверяющим на п.п. 4.1.4 и п. 56.21 Налогового кодекса Украины, которые презюмируют правомерность решений налогоплательщика при неоднозначном толковании одной и той же нормы и обязывают контролирующий орган принять решение в таком случае в вашу пользу.

Есть ли касса у ФЛП (вопрос 3)

Ответ на третий вопрос, при всей лаконичности, продемонстрированной Нацбанком, тоже достаточно важен для предпринимателей. Есть у них касса в понимании Положения № 637 или нет, может иметь значение, в частности, для целей применения к ФЛП штрафов за неоприходование (несвоевременное оприходование) наличных.

Так, за неоприходование (неполное и/или несвоевременное оприходование) в кассе наличности предусмотрен штраф в 5-кратном размере неоприходованной (несвоевременно оприходованной) суммы (ст. 1 Указа № 436).

При этом в общем случае кассой считается помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных средств, других ценностей, кассовых документов (п. 1.2 Положения № 637). Но вот особые требования по надлежащему обустройству кассы и надежному хранению наличных средств в ней выдвигаются п. 4.1 Положения № 637 только к предприятиям. На предпринимателей указанная норма не распространяется. И об этом абсолютно верно сказал Нацбанк в комментируемом сегодня письме.

Таким образом, кассой ФЛП может считаться не только отдельное помещение. Его как такового у предпринимателя может и не быть. Например, при осуществлении мелкорозничной торговли средствами передвижной торговой сети. В этом случае касса такого ФЛП тоже будет передвижной.

Но даже если предприниматель работает стационарно, но по объективным причинам не имеет возможности обособить помещение кассы, ею будет считаться место, где он:

• проводит наличные расчеты: принимает деньги от покупателей с использованием РРО или РК либо без них, выплачивает зарплату, командировочные, выдает деньги под отчет и т. п.;
• хранит наличные денежные средства, КУРО, Книги УД/УДР.

Таким образом, штрафы согласно ст. 1 Указа № 436 применяются к ФЛП не за неоприходование наличности в кассе (которой, повторим, в виде отдельного помещения у него может и не быть), а в первую очередь за нарушение определенной процедуры оприходования наличных денежных средств.

Такую процедуру мы описали выше в комментарии к ответу 1–2. Здесь лишь кратко повторим, что оприходование наличности — это совокупность действий по фиксации полной суммы наличности в чеках РРО и КУРО с отражением в Книге УДР (для «РРОшных» ФЛП) либо в Книге УД/УДР (для «безРРОшных» ФЛП).

Если в этой части вы все сделали правильно, то наличие/отсутствие у вас обособленной кассы к штрафам по ст. 1 Указа № 436 не приведут. Можете спать спокойно.

Елена Лозовая, консультант