График отпусков-2019: учимся на чужих ошибках
Предлагаем ознакомиться с подборкой писем наших читателей, в которых они делились опытом по составлению графика отпусков. Мы специально отобрали те ситуации, в которых наши подписчики поступали не совсем по букве закона. Разумеется, комментарии редакции приведены под каждым из «ошибочных» вариантов.
Версия для печати
Статья взята из газеты "Зарплата и кадровое дело"№1
Дата составления графика
Я физлицо-предприниматель. У меня трудится 8 человек. Обычно я устраиваю каникулы для работников с 1 до 14 января, поэтому к 5 января, как все рекомендуют, график у меня не готов. Так ли это страшно?
ПРИМЕЧАНИЕ РЕДАКЦИИ. График отпусков должен быть у всех работодателей, в том числе у работодателя-предпринимателя. Причем даже, если у вас работают, например, 3 человека (письмо Минсоцполитики от 29.07.2015 г. № 191/10/136-15). Тут вы правы, что составляете график, ведь это предусмотрено ч. 4 ст. 79 КЗоТ и ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках.
Что касается срока, то ориентировочно составить график нужно не позднее 5 января текущего года (п. 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам от 20.07.1984 г. № 213, которые действуют и в настоящее время). Об этой рубежной дате речь идет и в письме Минсоцполитики от 25.08.2015 г. № 475/13/116-15. Но, по нашему мнению, незначительное запоздание вполне допустимо, главное, составить график до того, как в отпуск соберется первый работник. Если под «каникулами» вы имеете в виду предоставление работникам ежегодного оплачиваемого отпуска (а именно так зачастую и бывает), то график нужно составить до начала такого отпуска.
Какие отпуска планируют
Мы график составляем по «упрощенной» форме: приводим список сотрудников, в котором напротив каждой фамилии указываем месяц предоставления ежегодного основного отпуска и его полную продолжительность. А затем, если работник хочет «разбить» отпуск на части, вносим изменения в график отдельным приказом.
ПРИМЕЧАНИЕ РЕДАКЦИИ. График составляют в произвольной форме, поэтому вы вправе оформлять его на свое усмотрение (наш вариант приведен на рис. 1). Кроме того, в течение года, действительно, разрешено вносить изменения в график. В частности, «переписывать» отпускное расписание в течение года приходится из-за совместителей, «льготников»1 и работников-новичков. Что неправильно? Во-первых, КЗоТ и Закон об отпусках обязуют составлять график для ежегодных основных и дополнительных отпусков. Но! По нашему мнению, в график целесообразно «забить» все виды оплачиваемых и обязательных отпусков, на которые имеют право работники, кроме не поддающихся планированию (например, учебный отпуск), + накопленные отпуска за прошлые годы. Совет: целесообразнее вначале предусмотреть те виды отпусков, которые не переносятся на следующий год2, чтобы работник не утратил на них право. Во-вторых, можно сразу предусмотреть деление ежегодного отпуска на части. Но учтите, что основная часть отпуска должна быть не менее 14 к. дн. Напоминаем: праздничные и нерабочие дни при определении продолжительности ежегодных отпусков и допотпусков «на детей» не учитывают.
Отдельные категории граждан, которые перечислены в ч. 13 ст. 10 Закона об отпусках, могут использовать отпуск в удобное для них время.Отпуск для «чернобыльцев» и для участников боевых действий не переносят на следующий год. Другими словами, «чернобыльский» и «боевой» отпуска, не использованные за 2018 год, на 2019 год не переносят и в график отпусков 2019 года их не закладывают. В 2019 году работники имеют право на такие отпуска только за 2019 год.
Форма графика: неформальные нюансы
Мы нашли выход, как избежать процедуры уведомления работника о начале отпуска. Для этого мы в графике указываем желаемый месяц (или два, если отпуск «разбит на части») предоставления отпуска и отдельно предусматриваем графу «Ознакомлен», в которой работники проставляют дату и подпись, когда они ознакомлены с графиком отпусков.
ПРИМЕЧАНИЕ РЕДАКЦИИ. Ваш подход верен наполовину. В этом случае работник уведомлен только о месяце предоставления отпуска, а вот конкретная дата остается «открытой». Вместе с тем, конкретный период предоставления ежегодных отпусков в рамках, установленных графиком, согласуется между работником и работодателем, который обязан письменно уведомить работника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до установленного графиком срока (ч. 5 ст. 79 КоАП; ч. 11 ст. 10 Закона об отпусках). Поэтому мало ознакомить работника с графиком, необходимо уведомить его о конкретной дате начала отпуска. Пример уведомления о начале ежегодного отпуска мы привели на рис. 2.
Без уведомления можно обойтись, если в графике отпусков, с которым были ознакомлены работники, указано конкретное число начала отпусков работников.
Кого включать в график
На нашем предприятии трудится 20 человек. У трех работниц есть дети в возрасте до 15 лет, а два работника имеют инвалидность. Также на летний период (май–сентябрь) мы планируем нанять садовника для ухода за придомовой территорией. Поскольку он будет трудиться у нас по трудовому договору, то и такого «условного» работника вносим в график.
ПРИМЕЧАНИЕ РЕДАКЦИИ. Верно, что график составляют на всех работников, принятых по трудовому договору, в том числе на совместителей и временных работников, работников, с которыми заключены срочные трудовые договоры. Но! На момент утверждения графика такой работник еще не нанят, поэтому график составляют без «условного» работника. После того как работник будет нанят, необходимо внести изменения в график.
Учтите, что работники, которые отработали на предприятии менее 6 месяцев, также имеют право на отпуск. Причем те работники, которые перечислены в ч. 7 ст. 10 Закона об отпусках, в этой ситуации могут претендовать на отпуск полной продолжительности.
Отпуск не предоставляется лицам, с которыми заключен договор гражданско-правового характера, физлицам-предпринимателям, практикантам (если практика не сопровождается трудовыми отношениями). Таких лиц не включают в график отпусков.
График отпусков и штрафы
У знакомой на фирме не составляют график отпусков. При инспектировании штраф применен не был. По всей видимости, инспекторы труда не контролируют этот вопрос, а значит, и ответственности можно избежать.
ПРИМЕЧАНИЕ РЕДАКЦИИ. Согласно п. 19 Порядка № 2953 по результатам инспекционного посещения или невыездного инспектирования составляется акт, форма которого утверждена приказом Минсоцполитики от 18.08.2017 г. № 1338. При этом в перечне вопросов, которые изучаются в рамках инспектирования (раздел I акта), есть п. 5.17, в соответствии с которым инспектор исследует соблюдение норм ч. 4 ст. 79 КЗоТ: «Очередность предоставления отпусков определена графиком, утвержденным собственником или уполномоченным им органом по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем4) и доведенным до сведения всех работников». Поэтому нельзя говорить о том, что инспекторы труда не проверяют этот участок. Также инспектор труда контролирует и уведомление работника об отпуске за 2 недели (соблюдение норм ч. 5 ст. 79 КЗоТ) — п. 5.18 раздела I акта «Собственник или уполномоченный им орган письменно уведомляет работников о дате начала отпуска не позднее чем за две недели».
Порядок осуществления государственного контроля за соблюдением законодательства о труде, утвержденный постановлением КМУ от 26.04.2017 г. № 295.При отсутствии профсоюза на предприятии должен быть другой уполномоченный на представление интересов трудового коллектива орган, например, совет трудового коллектива. Подробнее читайте в «ЗКД», № 18/2018, с. 16 и № 23/2018, с. 17.Если эти нормы не соблюдаются, то работодателю (юрлицу или предпринимателю) грозит ответственность как за «нарушение других требований трудового законодательства»: штраф в размере 1 МЗП (с 01.01.2019 г. — 4173,00 грн) согласно абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗоТ. Кроме того, за такое нарушение применяется админштраф на должностных лиц и предпринимателя в размере от 510,00 до 1700,00 грн (от 1700,00 до 5100,00 грн) согласно ч. 1 (ч. 2) ст. 41 КоАП (письмо Минсоцполитики от 29.07.2015 г. № 191/10/136-15).
