Нові стандарти для документації (ДСТУ 4163:2020)

З 01.09.2021 р. набрав чинності Національний стандарт «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» ДСТУ 4163:2020, затверджений наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 р. № 144. ДСТУ 4163:2020 замінив свого попередника — ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», затверджений наказом Держспоживстандарту від 07.04.2003 р. № 55.

Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, тобто і на паперові, і на електронно-цифрові. Орієнтуватися на стандарт слід під час складання таких документів:

• організаційних (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
• розпорядчих (постанови, рішення, накази, розпорядження);
• інформаційно-аналітичних (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо).

Стандарт застосовують у діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності. Зауважте, що підприємці (незалежно від системи оподаткування) та особи, що здійснюють незалежну професійну діяльність, тут не фігурують.

Стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до виготовлення документів.

Серед найбільш обговорюваних змін такі:

1. вказуючи місце складання документа, слід зазначати «м.» для всіх міст (наприклад, «м. Харків», «м. Одеса», «м. Київ»). А якщо у цьому реквізиті документа зазначено «столиця Київ», то «м.» не застосовують;
2.  щодо адресатів документа, резолюції, візи, посадових осіб зазначають власне ім’я (без скорочення і по батькові) і ПРІЗВИЩЕ. Причому в прикладах прізвище подано ВЕЛИКИМИ ЛІТЕРАМИ. Хоча у стандарті це вимагається не завжди. Так, для зазначення відомостей про виконавця документа (п. 5.27) у прикладах така вимога не простежується: розробники, зокрема, наводять: «Федорчук Василь», «Бойко Федір». На наш погляд, до цього не надто «прискіпуватимуться» (і хто взагалі це робитиме смайл підморгує);
3. реквізити поштової адреси зазначають у такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс;
4.  якщо дату документа зазначаємо цифрами, то позначення року в кінці не ставимо: «20.09.2021». У разі словесно-цифрового написання дати дозволяється написання «року» чи «р.», наприклад: «01 жовтня 2021 року» або «01 жовтня 2021 р.».

Наскільки суворо слід дотримуватися цього стандарту? Що буде, якщо є певні відхилення від стандарту? Чи слід переробляти документи, починаючи з 01.09.2021 р.? На ці та інші запитання ми відповімо у найближчому номері газети «Зарплата та кадрова справа». А поки заспокоїмо: чіткої дати, з якої всі мають перейти на нові правила оформлення документів, не встановлено, тож вважаємо, що революції поки що немає.

 

Також рекомендуємо прочитати безкоштовний випуск "Вимоги ДСТУ 4163:2020: схаменіться! Або дивімося на речі тверезо"