Заява про прийняття на роботу: чи завжди потрібно писати?
Чи можна працівнику не писати заяву про прийняття на роботу? Чи можна укласти з роботодавцем трудовий договір в усній формі, оформивши це лише наказом, з яким працівника ознайомлюють під підпис (без написання заяви), або прописати нюанси роботи у письмовому трудовому договорі (наприклад, у контракті)?
Версія для друку
Олена Коновалова, заступник директора департаменту — начальник відділу з питань трудових відносин Державної служби України з питань праці
Діана Свиридова, юрист газети «Зарплата та кадрова справа»
Одразу зазначимо, що у трудовому законодавстві немає чітко визначеної імперативної норми, яка б вимагала написання заяви про прийняття на роботу при укладанні трудового договору.
Якщо письмовий трудовий договір… Згідно з ч. 1 ст. 21 КЗпП трудовий договір є угодою між працівником і роботодавцем. Вимоги щодо форми трудового договору визначені у ст. 24 КЗпП, де вказано, що трудовий договір, як правило, укладається у письмовій формі, та визначені випадки, коли письмова форма трудового договору є обов’язковою. Письмова форма трудового договору є підтвердженням угоди між працівником та роботодавцем. В цій статті (ч. 2) зазначено, що при укладанні трудового договору громадянин зобов’язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, а у випадках передбачених законодавством, — також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров’я та інші документи. Про вимогу написати заяву не вказано. При цьому у ч. 3 ст. 24 КЗпП передбачено як обов’язковий елемент укладення трудового договору оформлення наказу чи розпорядження роботодавця.
Отже, можна зробити висновок, що при укладенні трудового договору у письмовій формі, де будуть визначені всі нюанси роботи, які погоджені і роботодавцем, і майбутнім працівником шляхом підписання цього договору, заяву про прийняття на роботу писати не обов’язково. Роботодавець на виконання норми ч. 3 ст. 24 КЗпП, окрім укладення письмового трудового договору, на його підставі видасть наказ про прийняття на роботу.
Якщо усний трудовий договір… А якщо трудовий договір буде усним (коли письмова форма трудового договору не обов’язкова1)?
Чи можна все оформити лише шляхом видання наказу (розпорядження)? На нашу думку, можна.
З одного боку, заява, написана майбутнім працівником, є проханням прийняти його на певну посаду. Зазвичай відповідальний працівник роботодавця (частіше керівник) накладає візу про оформлення трудових відносин. Така заява є підставою для видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу (за типовою формою № П-1 або в довільній формі).
З іншого боку, у наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу (за типовою формою № П-1 або в довільній формі) передбачено поле для ознайомлення працівника із його положеннями — працівник ставить свій підпис та дату.
Таким чином, саме наказ (розпорядження) про прийняття на роботу, який підписано керівником та працівником (про ознайомлення), можна вважати домовленістю про роботу між сторонами трудового договору (загальні умови роботи та оплати). А заяву можна вважати лише проханням майбутнього працівника прийняти його на роботу, тоді як наказ — це фактично аналог трудового договору, але у так званій усній формі. А тому прохання працівника прийняти його на роботу може бути викладене як письмово (окремий документ з назвою «заява»), так і усно (при співбесіді працівник просить прийняти його на роботу на певну посаду, а керівник розпоряджається про підготовку наказу про прийняття на роботу та підписує його + працівник з ним ознайомлюється).
До цього варто додати кілька нюансів, щоб зняти додаткові питання.
1. Згідно з нормами Правил № 1000/52 (п. 3 гл. 9 розд. ІІ) накази, розпорядження з кадрових питань відносять до розпорядчих документів. Втім, як ми зазначали раніше, доповнення наказу про прийняття на роботу реквізитом для ознайомлення працівника з його нормами надає йому характеру укладеного трудового договору в усній формі.
2. Наявність заяви як складової частини особової справи працівника не робить її обов’язковим документом оформлення трудових відносин. Це лише вказівка на включення заяви, якщо її було складено, до особової справи працівника. Зокрема, це передбачено для:
- державних службовців (абз. 19 п. 2 розд. ІІ Порядку № 643);
- керівників, професіоналів, фахівців, технічних службовців (п. 12 гл. 2 розд. IV Правил № 1000/5). До речі, окрім заяви, до особової справи включають також і письмовий трудовий договір (контракт), копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу.
Відповідальність за відсутність заяви Як ми зазначали вище, нормами трудового законодавства (зокрема, КЗпП) не передбачене подання заяви про прийняття на роботу. Крім того, у нормативних документах немає прямої норми про відповідальність за відсутність заяви. Також наявність заяви про прийняття на роботу не належить до переліку питань, які контролюють під час інспекційного відвідування або невиїзного інспектування4. А отже, відповідальності за її відсутність при оформленні трудового договору або наявність в особовій справі роботодавець не несе.
А от якщо не буде оформлено наказ (розпорядження) про прийняття на роботу, то буде порушено норму ч. 3 ст. 24 КЗпП. Це може загрожувати роботодавцю штрафом у розмірі 1 МЗП (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП) та адмінштрафом на посадових осіб чи підприємця відповідно до ч. 1 та 2 ст. 41 КпАП.
Зауважимо, що відсутність оформленого наказу формально не дасть можливість заповнити Повідомлення про прийняття працівника на роботу, а саме реквізитів «7. Номер наказу або розпорядження про прийняття на роботу» та «8. Дата видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу». Своєю чергою, відсутність наказу та Повідомлення — це вже загроза штрафу у 30 МЗП відповідно до абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП як за неоформлені трудові відносини. Єдине, що може врятувати у цій ситуації від штрафу у 30 МЗП (коли не подано Повідомлення та не видано наказ) — це фактичне нарахування зарплати такому працівнику та відображення даних на нього у формі № Д4 (дата початку трудових відносин у таблиці 5 та нарахування виплат у таблиці 6). У такому разі можна апелювати до порушення норми про оформлення трудових відносин — ч. 3 ст. 24 КЗпП. Це може коштувати роботодавцю штрафу в розмірі 1 МЗП (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП), а не 30 МЗП. Тож будьте уважні — видавайте наказ та подавайте Повідомлення вчасно.
ВИСНОВОК. Якщо при прийнятті на роботу працівник не написав заяву, це не є порушенням. Головне, щоб було видано наказ (розпорядження) про прийняття на роботу. Це актуально і для письмового, і для усного трудового договору. І не забувайте про обов’язкове подання Повідомлення про прийняття працівника на роботу.
